Výběru CRM systému předchází několik kroků. Je potřeba si uvědomit, že ne každý systém dokáže komplexně pokrýt požadavky vybrané společnosti. Základní funkce bývají sice ve všech systémech stejné, ale je ideální, pokud se systém dokáže přizpůsobit individuálním potřebám.
Dodatečné programování funkcí nebo další úpravy můžou zbytečně zatěžovat firemní rozpočet. CRM systém ale má za úkol firemní procesy usnadnit a nezpůsobovat vrásky na čele. Co je tedy potřeba zvážit, než se rozhodnete pro jeden systém od konkrétního výrobce?
Jasná očekávání od CRM systému
Nejdůležitějším bodem je určit si, co společnost od CRM systému očekává, které procesy potřebuje vyřešit a co od něj bude vyžadovat v budoucnu. Na začátku je tedy nutné identifikovat obchodní potřeby, zanalyzovat každodenní činnosti, procesy v propojování jednotlivých týmů, prodejní procesy nebo způsob sběru dat o zákaznících.
Je správné, pokud společnost umí jasně pojmenovat, které problémy ji pálí a potřebuje je vyřešit. Stejně tak je dobré i to, pokud umí předpovědět, kam směřuje a jaké má cíle do budoucna. Toto všechno pomůže jasně definovat ty funkce, které bude od systému vyžadovat. A v neposlední řadě si společnost musí zvolit i to, jestli má zájem o cloudové nebo on-premise řešení a kolik peněz je do systému ochotná investovat.
Správný výběr CRM systému pro pokrytí všech požadavků
Když už společnost ví, co potřebuje, je správné, pokud si na začátku vybírá z vícero možností a favorizované CRM systémy si nejprve navzájem porovná. Systém by měl být user-friendly, lokalizovaný pro domácí jazyk a legislativu a také je dobré, pokud má za sebou dobrou zákaznickou podporu.
Nejlepším krokem je vyžádat si testovací demo verzi systému. Reálným vyzkoušením všech funkcí se dá zjistit, co společnosti vyhovuje, jak se se systémem pracuje, které funkce nebude potřebovat, ale i které v systému chybí. Správný CRM systém by měl obsahovat správu kontaktů, evidenci minulých, otevřených nebo potenciálních obchodů, automatizovaný marketing, přehledný reporting nebo automatické aktualizace.
CRM musí komunikovat se systémy, které společnost již využívá
Kvalitní systémy nabízejí i služby jako je správa GDPR agendy, trasování a plánování služebních cest nebo různé formy notifikací. Důležité je i to, aby CRM systém dokázal komunikovat se systémy, které společnost již využívá. Na místě je i ověření toho, jestli dokáže CRM systém růst společně s firmou a jestli výrobce nabízí přechod na pokročilejší verzi. Pokud je tohle všechno jasné, dobrým ukazatelem bývají i reference od konkrétních společností, které již CRM systém využívají.
Před finálním rozhodnutím je tedy správné dopřát si čas a systém si pořádně otestovat ze všech stran. Kromě toho doporučujeme poslechnout si i reálné zkušenosti jiných lidí a ověřit si, jak s vámi daný výrobce komunikuje. Stejně tak by rozhodujícím faktorem neměla být ani cena systému. Ne všechno, co je levné, se v budoucnu ukáže jako výhodné. Věříme, že budete mít při výběru šťastnou ruku a budete se svým novým CRM systémem spokojeni.
